De VvE bestaat uit 4 organen:
- Algemene ledenvergadering (ALV)
- (Dagelijks) bestuur / beheer
- Voorzitter van de ledenvergadering
- Kascontrolecommissie (KC)
De algemene ledenvergadering
De ALV bestaande uit de eigenaren is het hoogste orgaan en neemt de beslissingen over het onderhoud van het gehele pand en andere gemeenschappelijke belangen. De besluiten die genomen worden tijdens de ALV moeten worden uitgevoerd door het dagelijkse bestuur.
Het bestuur
Het dagelijkse bestuur kan bestaan uit één of meerdere eigenaren of worden uitbesteed aan een professionele beheerder. Naast het uitvoeren van besluiten, genomen tijdens de ALV is het bestuur verantwoordelijk voor het (minimaal) één keer per jaar uitschrijven van een vergadering van eigenaren en het verzorgen van de agenda waarin tenminste de begroting en de exploitatierekening (resultatenrekening) zijn opgenomen.
De voorzitter van de vergadering
De voorzitter van de vergadering leidt de vergadering en zorgt ervoor dat iedereen de mogelijkheid krijgt punten bespreekbaar te maken. De voorzitter is dus geen bestuurder en heeft daarmee een beperkte beslissingsbevoegdheid.
De kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie is verantwoordelijk voor het controleren van het financiële beleid van het bestuur. Aan de hand van hun bevindingen adviseren zij de Algemene Ledenvergadering.
Wat doet het bestuur?
De eigenaren kiezen uit de leden van de VvE een voorzitter en stellen vervolgens een bestuur aan. Het bestuur zorgt ervoor dat de besluiten worden uitgevoerd, die de leden in de VvE-vergaderingen genomen hebben.
Daarnaast regelt het bestuur onder meer het:
- Opstellen van een meerjarenonderhoudsplan
- Vaststellen van de periodieke geldelijke bijdragen aan de vereniging
- Beheren van de financiën
- Bijeenroepen van vergaderingen
- Notuleren van vergaderingen
- Begeleiden en controleren van onderhoudswerkzaamheden
- Afsluiten van verzekeringen
- Voeren van beleid
- Verzorgen van juridische aspecten
- Verzorgen van fiscale aspecten
Bestuur uitbesteden
Het besturen van een VvE is niet eenvoudig. Het is daarom raadzaam de functie van bestuurder uit te besteden aan een professioneel VvE-beheerder. Deze kan zowel het administratieve, financiële beheer en/of het technische beheer op zich nemen.